El programa de uso público Netmeeting 3.x es el más completo entre los programas gratis disponibles. La versión 2.0 incorporó los estándares H.323 y T.120, y la versión 3.0 ha incorporado la transmisión segura SSL, verificación de la identidad de los participantes y el manejo remoto de un sistema Windows.

Netmeeting viene con el navegador Internet Explorer de Windows. También puedes bajar de Internet la versión que necesites. Por ejemplo, si tienes Netmeeting 2.x y Windows 98, y quieres actualizar a Netmeeting 3.x, en 5 minutos lo puedes bajar e instalar en tu PC.

En Windows XP Netmeeting se instala automáticamente, en las demás versiones tienes que seleccionarlo en forma expresa en la fase de instalación del sistema Windows o al actualizar el navegador Explorer. En sistema Windows 95/98 normalmente está ubicado en Inicio/Programas/Internet y en el sistema operativo Windows 2000 ha sido ubicado en la carpeta Inicio/Accesorios/Comunicaciones.

Si tienes un PC con una tarjeta de sonido, parlantes, micrófono y un módem, con muy poca inversión adicional, puedes convertirlo en una estación de conferencia multimedia. El costo de una cámara de video es de unos $ 40 dólares, y si tu PC no tiene conexión a Internet, el costo mensual no supera los $ 20 dólares de EE.UU.

Posiblemente tu PC reúne todas las condiciones y ya está listo para mantener una video conferencia. Sin embargo, puede que le falte alguno de los elementos esenciales. Aquí tienes un par de ejemplos, que te ilustran los requerimientos mínimos fundamentales.

En Ayuda tienes un manual donde se explican paso a paso todas las funciones básicas. Leyendo las instrucciones, en un par de horas estás en condiciones de iniciar una video conferencia, chatear, hablar, intercambiar datos y compartir la ejecución de programas.

En la opción Ayuda del menú principal, tienes explicaciones detalladas sobre todas las funciones de Netmeeting 3.x y sobre la forma de configurarlo para un buen desempeño.

Cada una de las funciones de conferencia de datos: compartir, pizarra, enviar archivos y chat tiene su propia ventana independiente. Seguidamente se muestran la ventana de compartir programas y la pizarra electrónica.

Puedes compartir con los demás participantes, cualquier programa que esté ejecutando en tu PC. Compartiendo el Escritorio les permites el manejo remoto de tu PC. �Cuidado!

La pizarra permite a los participantes dibujar en grupo. También pueden copiar a la pizarra la ventana de un programa, una imagen, una planilla electrónica y gráficos entre otros.

Para planificar una reunión es necesario comunicar a los participantes la fecha y hora de comienzo del evento. Mediante el E-mail es posible informar y coordinar con antelación una video conferencia. Sin embargo, se requiere un servicio en Internet (una sala virtual) que muestre la lista de participantes y facilite los datos que los programas de conferencia necesitan para cumplir sus funciones de transmisión de datos en forma automatizada.

Para iniciar una conferencia mano a mano necesitas el IP (Internet Protocol number) del PC de tu interlocutor. Cuando el usuario no tiene una conexión fija a Internet, el número IP se asigna dinámicamente, o sea que varía cada vez que se conecta a Internet. Por ese motivo, es que se requiere un servicio que capte el IP y otros datos de los participantes y los brinde a tu programa de conferencia. Necesitas un servicio de intercomunicación para poder contactar en forma sencilla y automatizada a los demás participantes.

Existen muchos servicios de intercomunicación en tiempo real en Internet que te permiten tener conocimiento de las personas que están conectadas a la red. Cuando encuentras personas conocidas o interesadas en un tema de tu interés puedes establecer contacto.
Puedes emplear uno o varios servicios de localización de personas presentes en Internet.

Servicio de mensajes instantáneos. Ejemplos, MSN Messenger e ICQ. Te informan sobre las personas de tu conocimiento que están en línea. Puedes solicitar el inicio automático de una video conferencia con cualquiera de tus conocidos presentes en la red global.

Servidores ILS (Internet Locator Server). Ofrece un directorio de las personas presentes en la red que usan el programa Netmeeting. Puedes llamar a una persona con un click. En la ficha Llamada de la ventana de configuración, tienes que indicar tu servidor ILS preferido. Puedes indicar que al iniciar Netmeeting se inicie la sesión en tu servidor ILS.

Puedes consultar el tema Mensajeros instantáneos si quieres informarte mejor sobre los servicios de mensajería instantánea MSN Messenger, ICQ - I Seek You y muchos otros.

Antes de usar un programa de conferencia tienes que personalizarlo, darle los datos que te identifican. Son ineludibles tu nombre, dirección de E-mail y otros datos preferenciales.
Ajustar el audio es también una tarea ineludible. Todos los programas te brindan un test que te permite ajustar el volumen de los parlantes y del micrófono.

Para abrir la ventana de configuración de Netmeeting, tienes que empezar en la opción Herramientas del menú principal y dar click en Opciones. Tienes una ficha general y varias fichas específicas. Por ejemplo, activando la ficha Información personal puedes registrar tus datos personales, los cuales serán vistos por el público.

La ficha titulada Llamada te permite indicar el servidor ILS de inicio, y puedes elegir No mostrar mi nombre en el directorio... para no ser visto por el público. Sólo quienes te conocen te pueden llamar. También puedes elegir varias opciones de marcado rápido.

El nombre de las fichas y de los campos de datos te explican por sí mismos las funciones. Cuando tengas alguna duda, es suficiente con presionar F1 para obtener ayuda sobre el elemento señalado por el cursor. �Si tienes una versión en idioma español vas a entender!

Tienes que elegir la forma de comunicar tu presencia y de saber sobre la presencia de tus contactos en Internet. Puedes usar mensajeros como MSN Messenger o ICQ -I Seek You. También puedes usar un servidor ILS. Tienes que agregar las direcciones de los servidores ILS que te interesan. En la tabla Recursos de conferencia al final, tienes varias páginas web que mantienen listas de servidores ILS activos.

Cuando empleas un servidor ILS para contactar personas, simplemente tienes que buscar tu interlocutor en el directorio de usuarios en línea. Una vez localizado, haz doble click sobre su nombre para iniciar la llamada. Si acepta tu invitación, recibirás su voz e imagen.

También puedes pulsar el botón derecho sobre el nombre para abrir el menú de contexto y luego hacer click en Llamar. En Propiedades tienes los datos de la persona señalada.

Descripción de símbolos. Cuando el usuario está atendiendo una llamada el ícono del PC tiene una estrella roja en su parte superior izquierda. El parlantito significa que el usuario tiene audio y puede hablar. La camarita indica que tiene cámara de video y puedes verlo.

Una vez establecida la conexión con tu interlocutor, simplemente tienes que hablar en el micrófono y enfocar tu cámara de video en tu rostro. Puedes activar tu señal de video abriendo el menú Herramientas, luego tienes que marcar Video y hacer click en Enviar.

Es posible que tengas que ajustar el volumen de tu micrófono y de tus parlantes. Si los controles no están a la vista, tienes que pulsar el botón que tiene ambos íconos.

Cuando te llega una llamada, se despliega una ventana en la parte inferior de la pantalla. Para iniciar la conferencia tienes que presionar Aceptar. Para ignorar la llamada puedes presionar Pasar por alto.

Si estás en el directorio ILS y te interesa desaparecer, tienes que elegir No molestar en el menú Llamar. Te vuelves invisible para los demás y puedes concentrarte a trabajar.

Tienes que pulsar el botón derecho sobre el nombre de la persona en línea con la cual quieres mantener una video conferencia. En el menú que se abre, tienes que hacer click en Iniciar Netmeeting. También puedes Iniciar Netmeeting en el Panel de acciones encabezado por [Deseo...] y en el sub-menú [Acciones].

Tienes que hacer click sobre el nombre de la persona en línea a la cual quieres invitar. En el menú que se despliega tienes que señalar Launch Voice/Video y luego hacer click en Netmeeting. Automaticamente se inicia Netmeeting en tu PC y en el PC de tu invitado.

Antes de usar un programa de conferencia tienes que verificar que la grabación con el micrófono funciona bien. El micrófono tiene que estar seleccionado como dispositivo de entrada de grabación y de la voz. En el sistema Windows, con un doble pulso sobre el ícono del volumen en la barra de tareas, puedes desplegar el menú de control del audio.